Điều lệ Dự án — BPO ERP

1. Tóm tắt Điều hành

BPO ERP là nền tảng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) SaaS đa người thuê, gốc đám mây, nhắm đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN) tại Việt Nam. Nền tảng cung cấp bộ phân hệ nghiệp vụ cốt lõi — kế toán, nhân sự, kho hàng, mua hàng và bán hàng — trên cơ sở hạ tầng dùng chung, đồng thời cho phép tùy chỉnh sâu theo từng người thuê thông qua bộ máy cấu hình thời gian chạy không cần hoặc hầu như không cần thay đổi mã nguồn.

Nền tảng áp dụng IFRS làm chuẩn mực kế toán chính, với báo cáo kép VAS cho tuân thủ pháp định tại Việt Nam. Hệ thống được xây dựng từ đầu để đáp ứng toàn bộ yêu cầu pháp lý Việt Nam: thuế VAT/CIT/PIT, hóa đơn điện tử và luật lao động.

Công ty hiện đang vận hành sản phẩm ERP máy tính để bàn phục vụ 50–100 khách hàng. BPO ERP sẽ thay thế sản phẩm đó. Khách hàng hiện tại sẽ được di chuyển trong một giai đoạn riêng sau khi nền tảng mới ổn định và được kiểm chứng trong môi trường sản xuất.

2. Phát biểu Vấn đề

Sản phẩm ERP máy tính để bàn hiện tại đã đạt đến giới hạn cấu trúc, cản trở doanh nghiệp tiếp tục phát triển:

Toàn vẹn dữ liệu: Lớp dữ liệu kế thừa không thực thi tính toàn vẹn tham chiếu một cách nhất quán, dẫn đến các bản ghi và báo cáo bị hỏng, phải can thiệp thủ công để sửa chữa.
Phân kỳ tùy chỉnh: Các thay đổi mã nguồn theo từng khách hàng đã làm cơ sở mã phân kỳ thành nhiều biến thể, khiến việc nâng cấp và sửa lỗi trở nên rủi ro và chậm chạp.
Rủi ro bảo mật: Ứng dụng có kiểm soát truy cập nhưng cấu trúc lỏng lẻo và không được thực thi ở lớp dữ liệu. Người dùng có kỹ năng kỹ thuật có thể vượt qua giới hạn vai trò, truy cập dữ liệu thô trực tiếp hoặc giả mạo bản ghi mà không để lại dấu vết kiểm toán. Không có cách đáng tin cậy để phát hiện hoặc điều tra vi phạm.
Công nghệ lỗi thời: WinForms/VB.NET không có khả năng truy cập web, không có API, không có mô hình phân phối SaaS, và thị trường tuyển dụng ngày càng thu hẹp.

Những vấn đề này củng cố lẫn nhau và không thể giải quyết từng bước. Cần xây dựng một nền tảng mới để xử lý triệt để.

3. Tầm nhìn

Trao quyền cho DNVVN Việt Nam với một hệ thống ERP cấp doanh nghiệp tuân thủ pháp lý, thực sự dễ sử dụng — một hệ thống thích nghi với quy trình riêng của từng doanh nghiệp, tự động hóa công việc lặp đi lặp lại thông qua bộ máy tự động hóa quy trình tích hợp, và ứng dụng AI để mỗi người dùng đạt được nhiều hơn với ít nỗ lực hơn.

4. Mục tiêu

#	Mục tiêu	Ưu tiên
G1	Xây dựng nền tảng SaaS đa người thuê sẵn sàng sản xuất với tất cả phân hệ nghiệp vụ cốt lõi	Bắt buộc
G2	Cung cấp UX trực quan, phù hợp theo vai trò, đòi hỏi tối thiểu đào tạo và giúp công việc hàng ngày nhanh chóng, ít ma sát	Bắt buộc
G3	Loại bỏ phân kỳ mã theo từng người thuê thông qua tùy chỉnh ưu tiên cấu hình và kiến trúc plugin sandbox cho các mở rộng mã	Bắt buộc
G4	IFRS là chuẩn mực kế toán chính, với báo cáo kép VAS cho tuân thủ pháp định tại Việt Nam	Bắt buộc
G5	Tuân thủ đầy đủ thuế Việt Nam (VAT, CIT, PIT), hóa đơn điện tử và luật lao động	Bắt buộc
G6	Di chuyển toàn bộ khách hàng hiện tại từ hệ thống cũ sang hệ thống mới không mất dữ liệu (Giai đoạn 3)	Bắt buộc
G7	Tích hợp khả năng AI để giảm công việc thủ công: trích xuất dữ liệu thông minh, tự động phân loại, phát hiện bất thường và thông tin chi tiết bằng ngôn ngữ tự nhiên	Nên có
G8	Cung cấp bộ máy tự động hóa quy trình nghiệp vụ có thể cấu hình: trigger theo quy tắc, quy trình phê duyệt, công việc theo lịch và xử lý sự kiện liên phân hệ	Nên có
G9	Tiếng Việt là ngôn ngữ UI chính với khung i18n đầy đủ hỗ trợ các ngôn ngữ bổ sung	Nên có

5. Phạm vi

5.1 Giai đoạn 1 — Nền tảng Nghiệp vụ Cốt lõi

Nền tảng Cốt lõi

Kiến trúc đa người thuê: cấp phát người thuê, cô lập dữ liệu và cấu hình thời gian chạy
Xác thực và phân quyền (RBAC với định nghĩa vai trò theo từng người thuê)
Ghi nhật ký kiểm toán, quản lý người dùng và quản trị hệ thống
REST API bao phủ tất cả phân hệ
Domain event bus với phát event trong tất cả command handler Giai đoạn 1 (hạ tầng cho trigger quy trình Giai đoạn 2; chưa có subscriber quy trình nào)
Hạ tầng tùy chỉnh (không hiển thị với người dùng trong Giai đoạn 1; bắt buộc để bộ máy tùy chỉnh Giai đoạn 2 triển khai sạch):
- Cột JSON CustomData NVARCHAR(MAX) trên mỗi bảng entity có phạm vi tenant
- Các bảng metadata CustomFieldDefinitions, ValidationRules, WorkflowDefinitions và WorkflowSteps
- Interface IPreSaveHook và IPostSaveHook trong tất cả domain service

Kế toán & Tài chính

Sổ cái chung theo nguyên tắc IFRS; hệ thống tài khoản VAS được ánh xạ cho báo cáo pháp định (Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Hỗ trợ đa tiền tệ: giao dịch bằng bất kỳ tiền tệ nào, quản lý tỷ giá tự động, tính toán lãi/lỗ tỷ giá đã thực hiện/chưa thực hiện, báo cáo theo tiền tệ chức năng và tiền tệ trình bày
Công nợ phải trả và phải thu
Đối chiếu ngân hàng
Đóng kỳ kế toán; báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ) theo định dạng IFRS với đầu ra pháp định VAS
Tính và kê khai thuế GTGT (Tờ khai thuế GTGT — Mẫu 01/GTGT)
Hóa đơn điện tử: nền tảng tích hợp với nhà cung cấp hóa đơn điện tử bên thứ ba được GDT phê duyệt (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC); việc phát hành, ký và truyền hóa đơn do nhà cung cấp xử lý qua API; nền tảng quản lý lớp tích hợp và lưu trữ bản ghi hóa đơn
Hỗ trợ tính thuế CIT và PIT

Kho hàng

Danh mục sản phẩm/hàng hóa, quản lý kho, biến động kho
Định giá hàng tồn kho (FIFO / bình quân gia quyền)
Kiểm kê kho thực tế

Mua hàng

Yêu cầu mua hàng, đơn mua hàng, nhập kho
Quản lý nhà cung cấp, đối chiếu 3 chiều hóa đơn mua vào

Bán hàng

Quản lý khách hàng, báo giá, đơn bán hàng, phiếu giao hàng
Xuất hóa đơn AR liên kết với hệ thống hóa đơn điện tử

Báo cáo

Báo cáo tài chính IFRS là đầu ra chính
Báo cáo pháp định VAS cho nộp cơ quan quản lý Việt Nam (kê khai thuế, báo cáo tài chính)
Dashboard vận hành có thể cấu hình

5.2 Giai đoạn 2 — Mở rộng & Phát triển Lĩnh vực

Bộ máy Tùy chỉnh

Trường tùy chỉnh theo thực thể, phạm vi theo từng người thuê
Quy tắc xác thực tùy chỉnh theo từng người thuê
Bước quy trình công việc tùy chỉnh theo từng người thuê
Hệ thống plugin sandbox cho mở rộng mã của người thuê (hợp đồng API có phiên bản)
Tất cả tùy chỉnh dựa trên cấu hình được lưu không cần thay đổi mã hoặc triển khai lại

Sản xuất

Quản lý định mức nguyên liệu (BOM) và cấu trúc sản phẩm
Lệnh sản xuất và lập kế hoạch sản xuất
Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu (MRP)
Theo dõi chi phí sản xuất và phân tích chênh lệch

Nhân sự & Tiền lương

Hồ sơ nhân viên và quản lý hợp đồng lao động
Tính tiền lương: BHXH, BHYT, BHTN, khấu trừ thuế TNCN
Tạo phiếu lương và quyết toán thuế TNCN hàng năm (Quyết toán thuế TNCN)

5.3 Giai đoạn 3 — Di chuyển & Mobile

Di chuyển Hệ thống Cũ

Phân tích lược đồ dữ liệu cũ và ánh xạ trường
Công cụ ETL: trích xuất từ SQL Server / MS Access cũ, chuyển đổi, tải vào lược đồ đa người thuê mới
Xác thực dữ liệu và báo cáo đối chiếu
Quy trình vận hành song song (cả hai hệ thống hoạt động trong giai đoạn chuyển đổi)
Sổ tay di chuyển và quy trình ký duyệt cho từng khách hàng
Kế hoạch ngừng hoạt động hệ thống cũ

Ứng dụng Mobile Gốc

Ứng dụng iOS và Android gốc cho các quy trình chính (phê duyệt, kho hàng, dashboard)
Web responsive trên mobile có sẵn từ Giai đoạn 1 như phương thức truy cập tạm thời

5.4 Ngoài phạm vi (trừ khi được xem xét lại)

Kế toán dự án (thanh toán theo thời gian & vật liệu)
CRM ngoài hồ sơ khách hàng cơ bản trong phân hệ Bán hàng
Tích hợp thương mại điện tử hoặc cửa hàng trực tuyến

6. Yêu cầu & Ràng buộc Chính

6.1 Pháp lý & Tuân thủ

IFRS: Chuẩn mực kế toán chính của nền tảng. Tất cả cấu trúc sổ cái cốt lõi, quy tắc ghi nhận và báo cáo tài chính đều theo IFRS.
VAS: Lớp báo cáo kép cho tuân thủ pháp định tại Việt Nam. Hệ thống tài khoản VAS (Thông tư 200/2014/TT-BTC cho DN vừa/lớn, Thông tư 133/2016/TT-BTC cho DN nhỏ) được duy trì song song cho nộp cơ quan quản lý.
Hóa đơn điện tử: Tích hợp với nhà cung cấp được GDT phê duyệt theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Ít nhất một nhà cung cấp hoạt động tại thời điểm ra mắt Giai đoạn 1.
Thuế: VAT (0%, 5%, 10%), CIT (20% tiêu chuẩn), PIT (lũy tiến), BHXH/BHYT/BHTN theo mức đóng pháp định hiện hành.
Lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu người thuê có thể lưu tại trung tâm dữ liệu ở Việt Nam theo Luật An ninh mạng 2018.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân: Nền tảng phải tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP (Nghị định Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân — PDPD): cơ sở pháp lý để xử lý, giới hạn mục đích, quyền của chủ thể dữ liệu (truy cập, sửa đổi, xóa), thông báo vi phạm và quản lý đồng ý cho dữ liệu cá nhân nhạy cảm (hồ sơ nhân viên, tiền lương, bảo hiểm y tế). GDPR và các quy định tương đương trong khu vực (PDPA Thái Lan, PDPA Singapore) áp dụng cho mở rộng ASEAN trong tương lai và cần được xem xét trong thiết kế mô hình dữ liệu.
Bảo mật dữ liệu: Nền tảng phải thực hiện mã hóa trong quá trình truyền (TLS 1.2+) và khi lưu trữ, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò được thực thi ở lớp dữ liệu, ghi nhật ký kiểm toán toàn diện về mọi truy cập và thay đổi dữ liệu, và có quy trình quản lý lỗ hổng bảo mật được tài liệu hóa.

6.2 Ràng buộc Kiến trúc

Đa người thuê: Tầng ứng dụng dùng chung; cô lập dữ liệu người thuê nghiêm ngặt. Mô hình cô lập (schema theo người thuê hay row-level) sẽ được quyết định trong tài liệu kiến trúc.
Tùy chỉnh ưu tiên cấu hình: Hành vi đặc thù của người thuê được biểu đạt dưới dạng cấu hình/metadata ở mức tối đa có thể (trường tùy chỉnh, quy tắc xác thực, bước quy trình công việc).
Kiến trúc plugin: Khi cấu hình không đủ, người thuê có thể triển khai mã sandbox qua hợp đồng API có phiên bản. Plugin không thể sửa đổi mã nền tảng cốt lõi, truy cập dữ liệu người thuê khác hoặc thay đổi lược đồ dùng chung.
Khả năng vận hành nhóm nhỏ: Kiến trúc phải dễ hiểu và vận hành bởi ≤5 kỹ sư. Tránh trừu tượng hóa sớm và phân tách dịch vụ quá mức.

7. Giả định

Yêu cầu pháp lý Việt Nam sẽ được xác nhận với kế toán có chứng chỉ hoặc tư vấn pháp lý trước khi hoàn thiện các phân hệ tuân thủ.
Hệ thống cũ tiếp tục hoạt động không thay đổi trong suốt Giai đoạn 1 và giai đoạn chạy song song.
Khách hàng hiện tại được thông báo về kế hoạch di chuyển trước khi Giai đoạn 3 bắt đầu; việc tiếp tục sử dụng hệ thống cũ được đảm bảo cho đến khi hoàn tất chuyển đổi.

8. Rủi ro

Rủi ro	Khả năng	Tác động	Giải pháp giảm thiểu
Bộ máy tùy chỉnh quá hạn chế cho sự đa dạng của khách hàng hiện tại	Trung bình	Cao	Kiểm tra tất cả tùy chỉnh theo từng khách hàng trong codebase cũ trước khi thiết kế Giai đoạn 1
Quy định Việt Nam thay đổi trong quá trình phát triển	Trung bình	Cao	Lớp tuân thủ được thiết kế dạng module/có thể thay thế; theo dõi GDT/Bộ Tài chính; duy trì tư vấn kế toán
Sự bất ổn của API nhà cung cấp hóa đơn điện tử	Trung bình	Trung bình	Mẫu adapter hỗ trợ nhiều nhà cung cấp; tài liệu hóa phương án dự phòng thủ công
Vi phạm cô lập dữ liệu đa người thuê	Thấp	Nghiêm trọng	Đánh giá kiến trúc; kiểm thử cô lập tự động; kiểm thử xâm nhập trước khi có người thuê đầu tiên
Sổ cái ưu tiên IFRS với ánh xạ VAS phức tạp hơn dự kiến	Trung bình	Cao	Tham gia chuyên gia kế toán trước khi thiết kế sổ cái và lớp báo cáo; prototype đầu ra kép trước khi xác định mô hình dữ liệu
Phạm vi tuân thủ dữ liệu cá nhân bị đánh giá thấp (Nghị định 13/2023)	Trung bình	Cao	Lập bản đồ tất cả luồng dữ liệu cá nhân (nhân viên, khách hàng) sớm; tham gia tư vấn pháp lý về triển khai đồng ý và quyền chủ thể trước khi xây dựng phân hệ HR/Tiền lương
Chất lượng dữ liệu cũ kém hơn dự kiến (Giai đoạn 3)	Cao	Cao	Kiểm tra chất lượng dữ liệu của lược đồ cũ trước khi bắt đầu lập kế hoạch Giai đoạn 3

9. Tiêu chí Thành công

Giai đoạn 1 — Nền tảng Nghiệp vụ Cốt lõi

#	Tiêu chí	Đo lường
S1	Nền tảng cốt lõi, kế toán, kho hàng, mua hàng, bán hàng và báo cáo hoạt động trong môi trường sản xuất với ít nhất 3 người thuê trả tiền	Sử dụng hàng ngày thực tế
S2	Tích hợp hóa đơn điện tử hoạt động với ít nhất một nhà cung cấp được GDT phê duyệt	Hóa đơn thực tế được phát hành
S3	Báo cáo tài chính IFRS và báo cáo pháp định VAS được chấp nhận bởi ít nhất 3 khách hàng	Ký duyệt của khách hàng
S4	Onboard người thuê mới trong vòng 30 phút	Kiểm thử end-to-end có tính giờ
S5	Uptime 99,5% hàng tháng trong môi trường sản xuất	Dashboard giám sát

Giai đoạn 2 — Mở rộng & Phát triển Lĩnh vực

#	Tiêu chí	Đo lường
S6	Bộ máy tùy chỉnh hoạt động: trường tùy chỉnh, quy tắc và quy trình công việc không cần triển khai mã	Thực hiện end-to-end
S7	Ít nhất một người thuê hoạt động trên phân hệ Sản xuất	Sử dụng thực tế
S8	HR & Tiền lương hoạt động và tạo phiếu lương cho ít nhất một chu kỳ tiền lương của người thuê	Hoàn thành chu kỳ tiền lương

Giai đoạn 3 — Di chuyển & Mobile

#	Tiêu chí	Đo lường
S9	Tất cả khách hàng hiện tại được di chuyển	Tỷ lệ di chuyển 100%
S10	Không mất hoặc hỏng dữ liệu từ quá trình di chuyển	Nhật ký kiểm toán di chuyển: 0 bất thường chưa giải quyết
S11	Hệ thống cũ được ngừng hoạt động hoàn toàn	Không có phiên hoạt động trên hệ thống cũ
S12	Ứng dụng mobile gốc có sẵn trên iOS và Android	Đã xuất bản lên App Store và Google Play